Test: ¿Tu CRM está listo para la IA?
Por José Quirós, fundador de Sync.
Un test gratuito de 30 preguntas para saber si tu HubSpot tiene los datos, procesos, historial, integraciones y gobierno que necesita un agente de IA. Al terminar ves tu nota de 0 a 30, tu nivel y la capa que debes resolver primero, y puedes descargar el reporte con tu resultado.
Datos
La base de todo. Si los registros están duplicados, incompletos o en texto libre, el agente trabaja sobre información equivocada.
- Los contactos y empresas duplicados se revisan y fusionan al menos una vez al mes.
- Cada propiedad tiene un responsable y una definición escrita.
- Las propiedades sin uso en los últimos 12 meses están archivadas.
- Los campos clave (país, industria, origen, etapa) usan opciones cerradas, no texto libre.
- Cada contacto está asociado a su empresa.
- Teléfonos, correos y nombres tienen un formato consistente.
Procesos
El agente sigue reglas. Si el equipo no tiene claro cuándo un lead está calificado o cuándo se escala un ticket, el agente tampoco.
- La definición de lead calificado está escrita y acordada entre marketing y ventas.
- Cada etapa del pipeline tiene criterios de entrada y de salida.
- Hay un pipeline por cada proceso de venta distinto, y no más.
- Los tickets se clasifican por tipo y prioridad con reglas fijas.
- El ciclo de vida del contacto se actualiza de forma automática.
- Hay un tiempo de respuesta (SLA) definido para leads y tickets.
Historial
Es el contexto. Sin correos, llamadas y reuniones registradas, el agente no sabe qué pasó la última vez que el cliente habló con tu equipo.
- El correo y el calendario del equipo están conectados a HubSpot.
- Las llamadas y reuniones quedan registradas en el contacto correcto.
- Cada negocio abierto tiene al menos una actividad registrada en los últimos 30 días.
- Las conversaciones de chat, WhatsApp y redes llegan a la bandeja de HubSpot.
- Los tickets cerrados guardan la solución aplicada.
- Las notas importantes viven en el CRM, no en hojas de cálculo ni chats personales.
Integraciones
El cliente no vive solo en el CRM. Pedidos, facturas y pagos también son contexto, y tienen que estar a la vista.
- El ERP o el sistema de facturación está conectado al CRM.
- Pedidos, facturas o pagos se ven en el registro del cliente.
- Está documentado qué sistema manda en cada dato compartido.
- Los formularios del sitio crean o actualizan contactos sin pasos manuales.
- Cada lead llega con su origen marcado: anuncio, evento, referido u orgánico.
- No hay exportaciones manuales recurrentes entre sistemas.
Gobierno
Alguien tiene que estar a cargo. Un agente sin límites ni responsable es un riesgo, no una ayuda.
- Cada usuario tiene permisos según su rol.
- Hay una persona responsable del CRM, con tiempo asignado para hacerlo.
- Hay reglas escritas sobre qué puede hacer un agente sin aprobación.
- Las automatizaciones activas están documentadas.
- Se revisa un informe de calidad de datos cada mes.
- El equipo recibió capacitación en HubSpot en el último año.
Cómo leer tu nota
- 0 a 12: Base por construir. Tu CRM todavía no tiene el contexto que un agente necesita. Empieza por datos y procesos: limpia duplicados, define propiedades y escribe los criterios de calificación. Encender un agente ahora solo automatizaría el desorden.
- 13 a 22: En camino. Tienes una base, con huecos. Resuelve primero la capa con menor puntaje. Puedes encender un agente de bajo riesgo, como resumir negocios o sugerir respuestas, en el área mejor ordenada.
- 23 a 30: Listo para agentes. Tu CRM tiene datos, procesos e historial en orden. Es el momento de encender agentes que actúen, con límites claros, un responsable y métricas desde el primer día.